索引号: 726622968/2008-00046 公开方式: 主动公开
文号: 成文时间: 2008-04-07
发布单位: 市西博办
中国杭州西湖博览会项目管理实施办法(暂行)

 为了加强中国杭州西湖博览会(简称:西博会,下同)会议、展览、节庆活动项目的协调、管理和服务工作,制订本实施办法。

       西博会项目是指经中国杭州西湖博览会组委会或其授权工作机构审核,以书面形式确认立项的会议、展览、节庆活动项目。
       本办法所称项目举办单位,是指包括项目的主办单位、承办单位在内的项目实施和责任主体。
       本办法所称主办单位,是指主导项目运作负责制定项目的实施方案和计划,对项目的筹备和实施工作进行组织和安排,并承担主要责任的单位。
       本办法所称承办单位,是指根据与主办单位的协议,或受主办单位的授权、委托,负责项目现场布置、项目安全保卫及其它具体项目承办事项的单位。如果主办单位与承办单位订立协议或者书面授权,明确将有关主办责任交由承办单位承担的,承办单位应当承担项目主要责任。主办单位承担连带责任。
       本办法所称项目单位,是指与西博办签订项目实施合同(或责任书),承担事实上的项目管理、实施的责任主体。
       一、项目分类  
       正式项目。经中国杭州西湖博览会组委会审核,达到正式项目立项标准,以书面形式确认立项。
       注册项目。由项目单位实行市场化运作、连续举办3年以上、规模和质量逐年提高并获西湖博览会组委会2次以上优秀项目表彰,具有品牌影响力并在杭连续举办的项目,经西湖博览会组委会审核同意注册,一次注册3年有效。
       支持项目。经西博会组委会办公室审核确认,具有培养前景和发展前途,基本满足立项标准,以书面形式立项。
所有西博会项目立项及注册,均需项目单位按本办法的规定提出申报,提交报名表、项目总体方案和相关材料。
       二、立项条件  
       (一)共性条件。
       1、符合西博会办会宗旨的要求,主题突出,特色鲜明,名称规范;
       2、项目举办地在大杭州范围;
       3、按规定需要办理审批的项目,应获得必备的批准文件(或前期筹备文件),与举办场馆签订场地租用协议或意向书;
       4、项目举办单位落实,项目承办单位(包括合作承办单位)资信良好,具备经营资质、运作业绩、经济实力和承担风险的能力;
       5、达到西博会项目立项标准与条件,举办项目预期能产生良好的经济和社会效益;
       6、有举办业绩,经费自筹有保障;
       7、项目具有独特性,与西博会已定项目(包括注册项目)不构成重复;
       8、项目方案完整、规范并具可操作性。
       (二)专业条件。
       1   、会议。  
       会议名称有“国际”字样的,境外代表应来自于3个以上国家或地区,且不少于50人。
       (1)专业研讨类(包括论坛)。由国际性或全国性、区域性权威机构参与主办(以确认书原件为凭),会期2天以上,正式参会代表100人以上,有知名人士参加,发表论文50篇以上,引起媒体关注,在本行业、本专业领域有较大影响。以演讲、主题报告会形式的论坛会议,论文数量可不作要求。
       (2)投资商贸类。由市以上机构参与主办,正式参会代表300人以上(对外投资洽谈会境外代表100人以上),协议引进内资20亿元人民币以上,或协议引进外资1亿美元以上。
       2   、展览。一般在专业展馆内(不包括专业市场)举办。室内展览面积6000平方米(光地,下同)以上。展览名称有“国际”字样的,境外专业客商参展面积(或展位)应不少于20%,境外参观商占专业观众比例不少于20%。
       (1)贸易类、技术类。主要面向专业客商,以品牌和技术展示、洽谈、定货和批发交易为主。
       (2)消费类。主要面向消费观众,零售生活消费品,兼营批发。
       3   、节庆活动。  
       (   1   )旅游商贸类。参加人数在10万人次以上,其中,旅游类活动国内外组团游客参观人次在1000人次以上,商贸类活动贸易成交额500万元以上。
       (2)文化体育类。观众单场在1000人次以上。有知名艺术家、演艺人员或运动员参加。
       (3)文博展示类。一般在博物馆、图书馆等文化经营场所举办,具有较高艺术水准的文化艺术品包括文物品、收藏品、邮品、字画等的展示活动。展出面积1000平方米以上,参观人数达到1万人次以上。
       三、立项程序  
       西博会项目立项,必须通过报名、受理、受理反馈、会审、签订合同等程序。项目报名(注册)常年受理。
       (一)报名。
       1、报名单位先与西博会组委会办公室作前期沟通,并同时提供以下有关项目资料:
       (1)批准文件;
       (2)主办、承办、协办、支持单位合作确认函;
       (3)承办单位资质和业绩证明;
       (4)举办项目的场地租用(使用)协议或意向书(承诺书);
       (5)方案;
       (6)子项目实施方案。
       西博会项目报名资料清单见附件一。
       2、西博会组委会办公室预审后,由报名单位逐项填写《西博会项目报名表》并同时提交以上项目报名材料,进入受理程序。《西博会项目报名表》可以在西博会官方网站(www.xh_expo.com)下载后填写(一式三份),加盖报名单位公章。
       (二)受理。
       会议、展览项目由西博办会展管理处受理,活动项目由西博办节庆活动管理处受理。程序如下:
       1   、初审。经受理处室初步审查后,由西博办组织初审。初审时限为5个工作日。在初审中发现有关事项需要进一步核实的,由受理处室负责在5个工作日内完成核实。
       2   、受理反馈。由受理处室将初审意见反馈给报名单位。自受理之日起15日内应完成受理反馈工作。
       3   、会审。经西博办初审通过的项目,由西博办组织会审。会审应邀请组委会相关工作部门参加,或征求有关部门意见。在会审中发现有关事项需要进一步核实的,由受理处室负责在5个工作日内完成核实。
       4   、会审意见。  
       (1)可以正式项目或者注册项目立项的,由西博办拟写确认文件报组委会领导审定;
       (2)可以支持项目立项的,由西博办领导签发立项通知;
       (3)不予立项的,由西博办领导在受理表上签署意见;
       (4)其它。由西博办领导在受理表上签署意见。
       会审意见由项目申报受理责任处室通知项目报名单位。对经审定同意立项(注册)的项目,由西博办与项目单位签订《西博会项目实施合同》或《西博会项目实施责任书》、《西博会项目备忘录》,正式发书面通知予以确定。
       5   、不立项条款。  
       (1)项目的主题内容不符合西博会办会宗旨的,或与已定项目雷同、交叉的;
       (2)项目不符合立项条件,或规模小、档次和影响力一般的;
       (3)举办单位缺乏举办项目资质、信誉、业绩等条件的;
       (4)举办项目业绩不理想,质量不高或发生责任事故、受到重要投诉的;
       (5)经费缺乏保障的。
       6   、受理工作其它条款。  
       (1)初审中发现项目材料不完备的,可提请项目单位加以补充,补充材料所需时间不计入受理时间。
       (2)西博办认为有必要时,可要求项目单位就有关项目举办事项,提供切实、有效的担保证明。
       (3)西博办工作人员在项目立项管理工作中,不得索取或收受项目单位的财物,不得谋取其他不正当的利益。
       (三)项目合同(或责任书,下同)
       1、项目经审查通过后可以立项的,由西博办通知项目单位签订西博会项目合同,完成西博会项目立项手续。合同一经订立,应严格遵守,认真履行。
       2、项目单位应按照合约规定,以西博会正式项目、注册项目或支持项目名义开展项目工作。
       3、西博办和组委会工作部门受西博会组委会委托,依据项目合同对项目举办情况进行考核、评估,对优秀项目实施奖励,对不合格项目按照合同进行处理。
       四、项目管理、协调和服务  
       1、   管理要求。  
       (1)西博会项目完成立项后,西博办通过宣传渠道对项目在宣传、促销、市场推广等方面给予支持。宣传中涉及项目主办、承办单位的列名,以承办单位提供的确认证明为准。
       (2)项目立项后,当年西博会期间不再接受同类项目的注册或申报;如有2个以上主体申报同类项目,优先选择规模大、效益好、承办单位实力强的项目。经评估具有同等举办资格和实力的,可采用竞争申办的方式择优确定项目举办单位。
       (3)注册项目具有唯一性。在注册有效期内,西博会期间不再接受同类项目的注册或申报。在注册期内无需每年办理西博会项目立项手续,注册单位按照合约规定在年初将项目批准文件、主承办单位确认函、实施方案报西博办备案(如项目设计中新增相对独立举办的子项目,应事先得到西博办的认可),即可以西博会注册项目名义开展项目工作。
       (4)西博办和组委会工作部门负责对项目筹备和组织实施情况进行协调、指导、跟踪服务、公共推广和考核、评估。组委会项目工作部应定期组织召开项目协调例会,对项目筹备实施情况进行了解,并予以必要的协调指导。
       2、   收费事项。  
       对西博会项目收取立项费或注册费,用于西博会品牌使用和支付项目评估、宣传和表彰奖励等工作的部分开支。
       (1)   正式项目。西博会正式项目立项费为5000元人民币。
       (2)   注册项目。对西博会注册项目收取注册费。3年为一个注册期,每期注册费收取暂行标准如下:
       会议。项目注册费为1.5万元人民币。
       展览。项目注册费为3万元人民币。
       活动。项目注册费为1.5万元人民币。
       (3)   支持项目。西博会支持项目立项费为3500元人民币。
       立项(注册)费在项目单位与西博办签订《西博会项目实施合同(责任书)》后的5个工作日内支付。
       3、   特别条款。以下西博会项目,可区别不同情况,分别给予减免立项费、注册费:
       (1)中央和国家机关在杭直接举办的非商业性会展活动;
       (2)市委、市政府直接举办的关系杭州城市经济社会发展全局和城市形象的重要会展活动;
       (3)市委、市政府、西博会组委会直接引进并作出相关承诺的重要会展活动;
       (4)西博会组委会或组委会工作机构直接举办的公益性和宣传性活动;
       (5)政府部门或县(市)举办的使用财政资金的特殊非盈利性会展活动。
       (6)高校、科研机构来杭举办的学术研讨类非盈利性项目;
       (7)国内外权威机构来杭直接举办的项目。
       4   、撤项条款。出现以下任一情况时,西博办有权中止项目合同或撤销承办单位以西博会项目名义举办该项目的资格:
       (1)因出现不可抗因素或上级明确指示项目不宜继续举办的,西博办有权中止该项目的合同执行,并以书面形式通知项目单位;
       (2)项目单位未履行项目合同确定的责任和义务,西博办有权取消项目责任单位以西博会项目名义举办该项目的资格,并追究或提请追究有关责任。
       五、项目考评和表彰  
       1、优秀项目奖。中国杭州西湖博览会优秀项目奖设金奖、银奖、铜奖三类。从当届中国杭州西湖博览会立项的正式项目和注册项目中产生。
       产生办法:(1)项目举办单位申请,提交项目工作总结和统计报表,填写项目评选申请表;(2)相关项目工作部按照《中国杭州西湖博览会项目考评实施办法(暂行)》(见附件二),对申请单位提交的有关数据和总结材料进行审核考评,以百分制进行初评,按分配名额和考评得分高低进行推荐,填写获奖项目推荐表;(3)由组委会办公室汇总获奖项目推荐表,提交组委会工作机构联席会议复评,复评采取投票方式,每部一票,按综合得票高低确定复评推荐项目;(4)组委会主任会议审定。
       2、组织奖。中国杭州西湖博览会项目组织奖从考评合格但未获金、银、铜奖的西博会项目及各支持项目中产生。
产生办法:(1)项目举办单位申请,提交项目工作总结和统计报表,填写项目评选申请表;(2)相关项目工作部对提交的有关数据和总结材料进行审核考评,对考评合格但未获金银铜奖的项目进行推荐,填写获奖项目推荐表;(3)由组委会办公室汇总项目推荐表,提交组委会工作机构联席会议复评审核;(4)组委会主任会议审定。
       六、附则  
       本办法自公布之日起执行,原西湖博览会项目立项和管理的有关规定同时废止。
       本办法由西博会组委会办公室负责解释。


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